|
Als twee mensen met elkaar bellen die elkaar nog nooit hebben gezien vormen ze toch een beeld van elkaar. Dit komt onder andere door de stem die je hoort, het tempo waarmee hij of zij spreekt en de woordkeuze en intonatie. Dus als jij namens het bedrijf waar je werkt de telefoon opneemt vormt degene aan de andere kant van de lijn een beeld van je en daarom ook van de organisatie. Jij bent op dat moment immers het visitekaartje. Deze eerste indruk is ook van belang voor het verloop van het gesprek en het verdere contact. Op een goede manier de telefoon opnemen is nog best een kunst. Het is belangrijk dat je met een vriendelijke en rustige toon opneemt. En als je toevallig een mindere dag hebt mag dit niet te horen zijn aan de andere kant van de lijn. Vaak vinden mensen het fijn er in je stem in bepaald enthousiasme te horen is. Een iets hogere stem doet vaak al wonderen. Verder zijn doorgaan met een ander gesprek terwijl je de telefoon opneemt of praten met een volle mond natuurlijk uit den boze. Als het niet uitkomt is het handig om de beller te vragen of hij een momentje heeft. Als dit het geval is kan hij even de wacht worden gezet. Als het antwoord ‘nee’ is, is hier vaak een goede reden voor. Dan is het raadzaam het telefoontje met prioriteit te behandelen. Als ondernemer weet u dit waarschijnlijk allemaal wel, maar u bent niet altijd in staat om de telefoon de gehele dag op te nemen. Daarom moeten uw medewerkers de telefoon ook goed op kunnen nemen. Als u hier niet zo zeker van bent en u geen klanten wilt mislopen is het een mogelijkheid om een antwoordservice in te huren. Een bedrijf als Bizziphone heeft professionele secretaresses die de telefoon voor u opnemen als het even niet uitkomt. |
| http://bizziphone.com |
Veelgestelde vragen
Waarom is de manier van telefoonontvangst belangrijk voor je bedrijf?▼
De persoon die de telefoon opneemt is het visitekaartje van je organisatie. De eerste indruk die een beller krijgt door je stem, tempo en intonatie bepaalt hoe hij of zij je bedrijf waarneemt en beïnvloedt het verdere contact.
Welke toon moet je gebruiken bij het opnemen van de telefoon?▼
Je moet met een vriendelijke en rustige toon opnemen, bij voorkeur met enig enthousiasme in je stem. Een iets hogere stem werkt vaak goed, en je slechte dag mag niet hoorbaar zijn aan de andere kant van de lijn.
Wat moet je vermijden bij het telefoontje opnemen?▼
Vermijd het doorgaan met ander werk, praten met een volle mond of andere afleiding. Als het niet uitkomt, vraag de beller beleefd of hij even kan wachten en zet hem op de wacht.
Wat doe je als een klant zegt geen tijd te hebben?▼
Als de beller zegt geen momentje te hebben, is daar meestal een goede reden voor. Behandel het telefoontje dan met prioriteit en zorg ervoor dat je hem terugroept.
Wat is een oplossing als je niet altijd beschikbaar bent voor telefoongesprekken?▼
Je kunt een professionele antwoordservice inhuren, zoals Bizziphone, waar secretaresses je telefoon beantwoorden als jij niet beschikbaar bent. Dit voorkomt dat je klanten misloopt.
